Rozliczenie lektorów to jedno z zadań, które co miesiąc zajmuje sekretariatowi kilka dni i którego nikt nie lubi. Zwykle wygląda tak samo: lektorzy przysyłają swoje zestawienia w różnych formach, ktoś porównuje je z kalendarzem, wychodzą różnice, zaczynają się telefony, a wypłaty się opóźniają.
Kłopot rzadko tkwi w samym liczeniu. Tkwi w ustalaniu faktów: czy zajęcia się odbyły, kto je prowadził, co zostało odwołane i kiedy. Gdy te fakty są zapisane w jednym miejscu i w jednym czasie, rozliczenie robi się prawie samo. Poniżej proces, który to porządkuje, wyłącznie od strony organizacji pracy.
Jedno źródło prawdy o tym, co się odbyło
Podstawą rozliczenia powinien być kalendarz zajęć, a nie pamięć lektora ani jego własny arkusz. Wszystkie zmiany, czyli odwołania, przełożenia i zastępstwa, muszą trafić do kalendarza, zanim miesiąc się skończy. Zasada, którą warto powiesić nad biurkiem: lekcja, której nie ma w kalendarzu, nie istnieje przy rozliczeniu.
Przykład z życia sekretariatu: lektorka w poniedziałek ustnie mówi, że w czwartek nie poprowadzi zajęć, bo jedzie na konferencję, i że zastąpi ją koleżanka. Jeśli nikt tego nie zapisze, w kalendarzu czwartkowa lekcja nadal ma jej nazwisko. Na koniec miesiąca zestawienie pokaże ją jako prowadzącą, a koleżanka nie dostanie nic. Wystarczy jeden wpis w kalendarzu w poniedziałek, żeby tego uniknąć.
Potem trzeba wybrać, jak potwierdzacie, że zajęcia się odbyły. Są dwa podejścia. Pierwsze zakłada, że zajęcie zaplanowane, którego termin minął i które nie zostało odwołane, odbyło się, a lektor zgłasza wyjątki. Drugie wymaga potwierdzenia każdej lekcji osobno. Pierwsze jest dużo lżejsze dla lektorów, drugie daje większą pewność, ale kosztuje ich czas co tydzień. Wybierz świadomie i napisz lektorom, które obowiązuje.
Odwołane zajęcia i zastępstwa: ustal zasady z góry
Najwięcej sporów w rozliczeniu dotyczy dwóch sytuacji. Obie da się ograniczyć, jeśli reguły są ustalone przed pierwszym przypadkiem, a nie w jego trakcie.
Odwołane zajęcia
- Kto może odwołać zajęcia i do kiedy: lektor, sekretariat, obie strony?
- Czy odwołane zajęcia są odrabiane, a jeśli tak, to w jakim terminie?
- Czy odwołanie przez szkołę i odwołanie przez lektora rozlicza się tak samo?
- Gdzie odwołanie jest zapisane: w kalendarzu, nie tylko w wiadomości.
Odpowiedzi to decyzje Twojej szkoły i warunki współpracy z lektorami. Tutaj istotne jest tylko to, żeby były spisane i takie same dla wszystkich.
Zastępstwa
Zastępstwo musi być zapisane jako zastępstwo, z nazwiskiem osoby, która faktycznie poprowadziła lekcję. Wtedy rozliczenie trafia do właściwego człowieka. Jeśli lektorzy umawiają się między sobą po cichu, a szkoła dowiaduje się po miesiącu, ktoś dostanie za mało, a ktoś za dużo. Wprowadź zasadę, że zastępstwo obowiązuje dopiero po zgłoszeniu i zatwierdzeniu przez sekretariat, i że przed zamknięciem miesiąca przeglądasz zgłoszenia, które jeszcze czekają. O organizacji samych zastępstw piszemy w tekście Jak ułożyć grafik zajęć w szkole językowej.
Miesięczny rytm krok po kroku
- Ostatni tydzień miesiąca: przejrzyj zgłoszenia zastępstw i odwołań, które nadal czekają na decyzję. Rozstrzygnij je teraz, bo później zmienią kwoty.
- Pierwszy dzień nowego miesiąca: przygotuj zestawienie dla każdego lektora z kalendarza. Niech ma osobne części: zajęcia własne, zastępstwa i zajęcia dodatkowe.
- Przekaż zestawienia lektorom do potwierdzenia, z jasnym terminem.
- Lektor potwierdza zestawienie albo zgłasza uwagę. Uwagi rozpatrujesz po kolei i odpowiadasz na każdą.
- Po potwierdzeniu przygotowywany jest dokument rozliczeniowy zgodnie z ustaleniami, które masz z księgową.
- Kontrola przed wypłatą, o której niżej.
- Wypłata i odnotowanie jej w jednym miejscu.
Kto za co odpowiada
- Lektor potwierdza swoje godziny albo zgłasza uwagę w ustalonym terminie.
- Sekretariat pilnuje, żeby kalendarz był aktualny, i rozpatruje uwagi lektorów.
- Księgowość przygotowuje dokumenty rozliczeniowe według ustaleń dla danej formy współpracy.
- Osoba decydująca o wypłacie dostaje gotową informację, komu i za co ma zapłacić, i nie wraca do liczenia godzin.
Przypomnienia o terminie wysyłaj jednym komunikatem do wszystkich, a po terminie indywidualnie do tych, którzy jeszcze nie odpowiedzieli. Dzięki temu nie musisz przy każdym lektorze pamiętać, komu już przypomniałaś.
Kontrola przed wypłatą
To krok, który najłatwiej pominąć, bo wszystko już wygląda na domknięte. Tymczasem właśnie tutaj najtaniej wyłapać błąd. Zanim ktokolwiek zrobi przelew, odpowiedz na kilka pytań.
- Czy liczba godzin w zestawieniu zgadza się z kalendarzem za dany okres?
- Czy każde zastępstwo jest przypisane osobie, która faktycznie poprowadziła lekcję?
- Czy wszystkie lekcje mają przypisane warunki współpracy? Zajęcia bez ustalonych warunków powinny wylądować na osobnej liście do wyjaśnienia, a nie po cichu zniknąć.
- Czy dokument rozliczeniowy dotyczy właściwego okresu i tej wersji zestawienia, którą lektor potwierdził?
- Czy kwota na dokumencie zgadza się z zestawieniem?
- Czy ta sama osoba nie została opłacona dwa razy za ten sam okres?
- Czy przelew idzie na właściwe konto?
Odnotuj wypłatę dopiero po wykonaniu przelewu, nigdy przed. Wpis „wypłacone" ma znaczyć, że pieniądze poszły, a nie że masz zamiar je wysłać. I zasada ogólna: osoba, której dotyczy rozliczenie, nie powinna sama go kontrolować.
Błędy po zamknięciu miesiąca
Zdarzy się, że po potwierdzeniu wychodzi błąd: zastępstwo wpisane za późno albo lekcja odwołana już po wygenerowaniu zestawienia. Nie poprawiaj wtedy cicho jednej liczby. Zestawienie, które lektor już potwierdził, powinno wrócić do niego jako nowa wersja, z krótką informacją, co się zmieniło. Lektor potwierdza kwotę, którą widział, więc zmiana bez jego wiedzy podważa sens potwierdzenia. Starą wersję zachowaj, żeby było wiadomo, co kiedy obowiązywało.
Lista kontrolna miesiąca
- Wszystkie odwołania, przełożenia i zastępstwa są w kalendarzu.
- Zgłoszenia czekające na decyzję zostały rozstrzygnięte.
- Zestawienia wysłane do lektorów z terminem potwierdzenia.
- Uwagi lektorów rozpatrzone, każda z odpowiedzią.
- Pozycje bez ustalonych warunków wyjaśnione.
- Kontrola przed wypłatą zrobiona przez osobę inną niż ta, której dotyczy rozliczenie.
- Wypłata odnotowana po wykonaniu przelewu.
Jak to ułatwia admio
W admio rozliczanie lektorów opiera się na kalendarzu: zestawienie powstaje z zajęć, z podziałem na zajęcia, zastępstwa i wydarzenia dodatkowe, lekcja zaplanowana i nieodwołana liczy się jako odbyta, odwołana nie wchodzi do zestawienia, a zastępstwo liczy się osobie, która je poprowadziła. Lekcje bez umowy obejmującej dany dzień trafiają na listę „Do wyjaśnienia", a pod wyborem miesiąca widać licznik zgłoszeń zastępstw, które jeszcze czekają. Lektor zatwierdza zestawienie z komputera albo z telefonu, albo zgłasza uwagę, a admio zapisuje, kto, kiedy i którą wersję zatwierdził, oraz tworzy PDF zestawienia. Wypłatę oznacza się po zrobieniu przelewu; ślad zostaje, a oznaczenia nie da się cofnąć.